Kişisel verilerin korunması
KVKK Aydınlatma Metni
Emar Rent a Car olarak kişisel verilerinizin güvenliğine önem veriyoruz. Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca; araç kiralama, rezervasyon ve web sitesi kullanımı sırasında işlenen kişisel verileriniz hakkında sizi bilgilendirmek için hazırlanmıştır.
1. Veri sorumlusu
Emar Rent a Car
Adres: Babataşı Mah. Adnan Menderes Blv. No:96, Fethiye / Muğla
E-posta: info@emarrentacar.com
Telefon: 0507 187 08 28 – 0532 541 37 88
Web: emarrentacar.com
2. İşlenen kişisel veriler
| Kimlik | Ad, soyad, T.C. kimlik numarası veya pasaport numarası, sürücü belgesi bilgileri; kimlik, pasaport ve sürücü belgesi fotokopisi veya fotoğrafı (teslimde sizin onayınızla çekilen belge fotoğrafları) |
|---|---|
| İletişim | Telefon numarası, e-posta adresi, gerektiğinde konaklama/teslim adresi |
| Müşteri işlem | Rezervasyon kodu, kiralanan araç ve plakası, alış/iade yeri ve tarihi, ek hizmetler, ek süre talepleri, notlarınız, iletişim ve talep kayıtları, yazdığınız müşteri yorumu |
| Araç kullanım | Teslim ve iade anındaki kilometre ve yakıt bilgisi, aracın teslim ve iade fotoğrafları, hasar ve eksik notları, kilometre aşımı, trafik cezası, köprü/otoyol geçiş bilgileri |
| Finans | Kiralama bedeli, indirimler, ek ücretler, depozito/provizyon bilgisi, ödeme ve fatura kayıtları (kart bilgileriniz sistemimizde saklanmaz) |
| Hukuki işlem | Kira sözleşmesi, teslim/iade belgeleri, uyuşmazlık, hasar ve sigorta süreçlerine ait yazışmalar |
| İşlem güvenliği | Web sitesi ve yönetim paneli erişim kayıtları. Site ziyaret istatistikleri için IP adresiniz kaydedilmez; günlük olarak değişen, sizi tanımlamayan anonim bir kod kullanılır. |
3. Kişisel verilerin işlenme amaçları
- Rezervasyon talebinizin alınması, sizinle iletişime geçilerek onaylanması, kira sözleşmesinin kurulması ve ifası,
- Aracın teslimi ve iadesi, aracın teslim ve iade anındaki durumunun belgelenmesi (kilometre, yakıt, fotoğraflar),
- Ücretlendirme, depozito, ek süre ve kilometre aşımı hesaplarının yapılması, fatura ve muhasebe işlemleri,
- Kimlik bildirimi, kiralık araç kayıtları ve kolluk kuvvetlerinin denetimi dahil mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Trafik cezası, köprü ve otoyol geçiş ücreti, kaza, hasar ve sigorta süreçlerinin yürütülmesi; bu kapsamda ilgili kurumlara sürücü bilgisinin bildirilmesi,
- Hukuki uyuşmazlıklarda haklarımızın tespiti, kullanılması ve korunması,
- Araçlarımızın ve işletmemizin güvenliğinin sağlanması; bu amaçla daha önce sorun yaşanan kiralamalara ilişkin yalnızca işletme içinde kullanılan not tutulması,
- Müşteri memnuniyetinin ölçülmesi: kiralama sonrasında size özel değerlendirme linki gönderilmesi ve yayımlanmasını onayladığınız yorumların sitede gösterilmesi,
- Talep ve şikâyetlerinizin yanıtlanması.
Kişisel verileriniz pazarlama amacıyla kullanılmaz ve size ticari elektronik ileti gönderilmez. Kredi notu, Findeks raporu gibi finansal geçmiş bilgisi talep edilmez.
4. Toplama yöntemi ve hukuki sebepler
Kişisel verileriniz; web sitemizdeki rezervasyon formu, telefon, WhatsApp, e-posta ve ofiste/teslim noktasında yüz yüze yapılan görüşmeler aracılığıyla, kısmen otomatik (web sitesi ve rezervasyon sistemi) ve otomatik olmayan yollarla toplanır. Verileriniz KVKK'nın 5. maddesinin 2. fıkrasındaki şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:
- (a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi ve (ç) hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi: 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu ve ilgili yönetmelik, Motorlu Kara Taşıtlarının Kiralanması Hakkında Yönetmelik, 2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu, vergi ve ticaret mevzuatı kapsamındaki kayıt, saklama ve bildirim yükümlülükleri,
- (c) Sözleşmenin kurulması veya ifası: rezervasyon, kira sözleşmesi, teslim, iade ve ücretlendirme işlemleri,
- (d) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmesi: sitede yayımlanması amacıyla gönderdiğiniz yorum ve puan,
- (e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması: hasar, ceza, alacak ve uyuşmazlık süreçleri,
- (f) Meşru menfaat: teslim ve iade fotoğrafları, araç güvenliği, işletme içi müşteri notları, hizmet kalitesinin ölçülmesi ve anonim site istatistikleri (temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla).
Kimlik ve sürücü belgesi bilgileriniz, kira sözleşmesinin kurulması ve yasal yükümlülükler için zorunludur; bu bilgiler verilmeden araç kiralanamaz. Hizmetimiz hiçbir şekilde ek bir açık rıza verilmesi şartına bağlanmaz.
5. Kişisel verilerin aktarılması
Kişisel verileriniz yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak ve yalnızca gerektiği ölçüde şu alıcılara aktarılabilir:
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Emniyet ve jandarma (kimlik bildirimi ve kiralık araç kayıtları), Ticaret Bakanlığı Motorlu Kara Taşıtı Kiralama Bilgi Sistemi, trafik cezası ve geçiş ücreti bildirimleri için ilgili idareler, yargı mercileri ve icra daireleri,
- Sigorta şirketleri ve eksperler: kaza ve hasar durumunda,
- Mali müşavir, avukat ve denetçiler: muhasebe, vergi ve hukuki süreçler için,
- Bankalar ve ödeme kuruluşları: provizyon, ödeme ve iade işlemleri için,
- Hizmet aldığımız teknoloji sağlayıcıları: web sitesi, veritabanı ve dosya barındırma (Cloudflare), kurumsal e-posta (Google Workspace), rezervasyon bildirim e-postası (Web3Forms), mesajlaşma (WhatsApp – yalnızca sizin bizimle bu kanaldan iletişim kurmanız halinde).
Yurt dışına aktarım: Hizmet aldığımız teknoloji sağlayıcılarının sunucuları yurt dışında bulunabileceğinden, kişisel verileriniz bu sağlayıcılar aracılığıyla yurt dışına aktarılabilir. Bu aktarımlar KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak gerçekleştirilir.
Müşterilerimize ilişkin işletme içi notlar başka bir araç kiralama firmasıyla veya ortak bir “kara liste” sistemiyle paylaşılmaz.
6. Saklama süresi
- Kira sözleşmeleri ve kiralamaya ilişkin belge ve formlar, ilgili yönetmelik gereği işlem tarihinden itibaren en az 5 yıl,
- Fatura ve muhasebe kayıtları vergi ve ticaret mevzuatı gereği 10 yıl,
- Teslim ve iade fotoğrafları ile belge fotoğrafları, en geç 30 günde bir arşivlenerek çevrim içi sistemden silinir ve arşivde sözleşme saklama süresince tutulur,
- Yanıt verilmeyen rezervasyon talepleri ve iptal edilen talepler, amaca hizmet etmediği andan itibaren makul süre içinde,
- Sitede yayımlanan yorumlar, yayından kaldırılmasını talep edinceye kadar
saklanır. Süre sonunda verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
7. Çerezler ve site kullanımı
Web sitemiz reklam veya takip çerezi kullanmaz. Site ziyaret sayıları, kişiyi tanımlamayan ve her gün değişen anonim bir kod ile ölçülür. Seçtiğiniz dil tercihi yalnızca kendi tarayıcınızda saklanır. Yazı tiplerinin yüklenmesi sırasında tarayıcınız Google Fonts sunucularına bağlanır. Yönetim paneli yalnızca yetkili çalışanlarımız tarafından kullanılır ve oturum çerezi içerir.
8. KVKK'nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınız
Veri sorumlusuna başvurarak;
- kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
9. Başvuru yöntemi
Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak; ad, soyad, imza (yazılı başvuruda), T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası), tebligat adresi, varsa e-posta adresi, telefon numarası ve talep konusunu içerecek şekilde:
- yukarıdaki adresimize şahsen veya noter aracılığıyla yazılı olarak,
- daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden info@emarrentacar.com adresine,
- güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) yoluyla
iletebilirsiniz. Başvurunuz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.